1. Organizatorem rajdu jest Fundacja Szczeciński Klub Rowerowy Gryfus. Rajd nie ma celu komercyjnego, a Organizator jedynie wykupuje usługi od innych podmiotów w imieniu uczestników rajdu, aby dzięki odpowiedniej ilości uczestników uzyskać jak najlepsze warunki finansowe dla uczestników wyjazdu. Rajd ma na celu integrację miłośników turystyki rowerowej oraz delektowanie się pięknem Skandynawii i odbywa się w ramach Dni Skandynawskich w Szczecinie. Fundacja Szczeciński Klub Rowerowy Gryfus stawia sobie za cel promowanie Pomorza Zachodniego oraz Szczecina.
2. W rajdzie mogą uczestniczyć wyłącznie osoby pełnoletnie. Szczeciński Klub Rowerowy Gryfus nie ponosi odpowiedzialności za żadnego z uczestników wyjazdu, za jego zachowanie, zaniedbanie czy zaniechanie w jakikolwiek sposób. Każdy z uczestników odpowiada sam za siebie i ponosi konsekwencje swojego zachowania, zaniedbania czy zaniechania.
3. Każda osoba, która  bierze udział w rajdzie, robi to  na własną odpowiedzialność i powinna ubezpieczyć się we własnym zakresie. Zachęcamy aby każdy uczestnik wyrobił i zabrał ze sobą Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Każdy z uczestników wyjazdu musi posiadać przy sobie dowód osobisty lub paszport. Brak w/w dokumentów może skutkować odmową wpuszczenia na prom przez armatora.
4. Rower musi spełniać wymogi odpowiednich przepisów prawnych obowiązujących na terenie Danii, Szwecji oraz Polski, w tym musi być wyposażony w oświetlenie przednie i tylne.
5. Chociaż przepisy tego nie wymagają, dla własnego bezpieczeństwa należy obowiązkowo wyposażyć się w kask rowerowy.
6. Należy pamiętać o zabraniu zapasowej dętki, zestawu naprawczego oraz innych akcesoriów potrzebnych do wymiany dętki i naprawy roweru jeżeli zajdzie taka potrzeba. Szczeciński Klub Rowerowy Gryfus nie zapewnia wsparcia serwisowego ani żadnego innego wsparcia poza dobrym humorem podczas wyjazdu.
7. Wszystkich uczestników obowiązują przepisy ruchu drogowego obowiązujące na terytorium państwa w którym aktualnie przebywamy.
8. Tempo jazdy: turystyczne (20 – 25km/h).

Dystans do pokonania to około 500 km w pięciu etapach:

• 05.2025 – Prezydenta Szczecina i Sponsorów oraz Partnerów wydarzenia,
• 05.2025 – etap rowerowy: Szczecin – Świnoujście (około 110 km),
• 15/16.05.2025 – rejs Świnoujście -> Ystad (nocleg na promie)
• 05.2025 – etap rowerowy: Ystad – Malmö (około 110 km),
• 16/17.05.2025 – pierwszy nocleg w Malmö
• 05.2025 – zwiedzanie Kopenhagi (około 40 – 80km indywidualnie lub w grupach)
• 17/18.05.2025 – drugi nocleg w Malmö
• 05.2025 – etap rowerowy Malmo – Ystad (około 110 km)
• 18/19.05.2025 – rejs Ystad -> Świnoujście (nocleg na promie)
• 05.2025 – etap rowerowy Świnoujście – Szczecin (około 110 km)

Zwiedzanie Kopenhagi wiąże się z dodatkowym kosztem za transport uczestnika i roweru z Malmö do Kopenhagi oraz z Kopenhagi do Malmö (około 25 EUR w jedną stronę), który każdy opłaca indywidualnie u przewoźnika.

Jedziemy w grupie i zależy nam na wspólnym miłym spędzeniu czasu podczas delektowania się pięknem szlaku, a nie na biciu rekordów. Z drugiej jednak strony musimy mieć świadomość, że dziennie musimy pokonać wyznaczony dystans, a tylko utrzymanie odpowiedniego tempa umożliwi nam dotarcie do celu o rozsądnej porze stąd uczestnicy wyjazdu muszą dysponować kondycją umożlwiającą pokonanie takiego dystansu w założonym czasie.

9. Uczestnik, który wycofa się na trasie ze wspólnej jazdy, musi we własnym zakresie zorganizować sobie bezpieczny transport na prom lub powrót do domu.
10. Fundacja Szczeciński Klub Rowerowy Gryfus nie pobiera za udział w wyjeździe żadnej dodatkowej opłaty, a jedynie pośredniczy w rezerwacji wspólnego transportu dla uczestników wyjazdu. Każdy uczestnik naszej wyprawy wpłaca na konto Fundacji Szczeciński Klub Rowerowy GRYFUS kwotę 1350 pln, 1450 pln, 1880 pln lub 1980 pln (w zależności od wybranej opcji). Płatność następuje w dwóch transzach (500 zł w momencie zapisania się na rajd, pozostała część kwoty do dnia 10 kwietnia 2025 roku). Kwota w całości zostanie przeznaczona na organizację rajdu rowerowego oraz pokrycie kosztów wynikających z organizacji tego wydarzenia zgodnie z celami statutowymi Fundacji. Cena może ulec zmianie tylko w przypadku drastycznego wzrostu kursu SEK ze względu na działania wojenne na Ukrainie.
11. Ze względów logistycznych, ilość miejsc jest ograniczona więc decyduje kolejność zgłoszeń rejestracji na stronie gryfus.szczecin.pl/skandynawia2025 (rezerwacja miejsca następuje w momencie opłacenia pierwszej części opłaty). Brak wpłaty rozumiane jest jako rezygnacja ze wspólnego wyjazdu. Fundacja nie odpowiada za standard, obsługę ani inne rzeczy oferowane przez inne firmy z których usług będziemy korzystali.
12. Należy pamiętać o odpowiednim ubraniu – proponujemy na tzw. „cebulkę”, stopy i dłonie najszybciej się wychładzają, dobra przeciwdeszczowa kurtka wskazana.
13. Wyżywienie (poza śniadaniami na promie i w hotelu) we własnym zakresie.
14. W ramach przekazanej na rzecz Fundacji kwoty, każdy uczestnik rajdu otrzymuje:

• Dwa noclegi w hotelu BEST WESTERN PLUS Hotel Noble House w Malmö (pokoje 2 lub 3 osobowe),
• Śniadania w hotelu BEST WESTERN PLUS Hotel Noble House w Malmö,
• Przejazd promem na trasie Świnoujście – Ystad,
• Przejazd promem na trasie Ystad – Świnoujście,
• Miejsce w kabinie wieloosobowej podczas rejsów nocnych na promach (kabiny 2 lub 3 osobowe),
• Śniadanie na promie na trasie Świnoujście – Ystad,
• Śniadanie na promie na trasie Ystad-Świnoujście,
• Dodatek paliwowy,
• Dodatek ekologiczny,
• Pamiątkowy gadżet,
• Podczas zapisów istnieje możliwość wykupienia kolacji w drodze powrotnej do Polski w cenie 100 zł (cena obowiązuje w przypadku zakupu przez min. 30 osób).

15. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych przez Organizatora wyjazdu dla potrzeb wyjazdu.
16. Uczestnik wyraża zgodę, aby zdjęcia, nagrania filmowe oraz wywiady z jego osobą, mogły być wykorzystane przez prasę, radio i telewizję a także w celach marketingowych Organizatora i sponsorów Fundacji.
17. Obecność uczestnika wycieczki jest potwierdzeniem, że zapoznał się z regulaminem, zrozumiał jego treść i w pełni akceptuje jego zapisy, w szczególności fakt, że sam jest odpowiedzialny za swoje czyny czy brak odpowiedniego przygotowania do wyjazdu.